7 faza procesa učinkovite komunikacije

komunikacija

Prenošenje poruke drugim ljudima može zvučati jednostavno, ali to je postupak koji je često prepun pogrešaka. Mnogi se trude učinkovito komunicirati – usmeno i pismeno. No, prenose misli i ideje koje njihovi primatelji pogrešno tumače ili shvaćaju.

To može rezultirati zbrkom, frustracijom, izgubljenim naporom i propuštenim prilikama. Komunikacija se prekida, što onemogućuje suradnju i napredak. Istraživanja pokazuju da je dobra komunikacija jedna od glavnih “mekih” vještina koju menadžeri traže kod zaposlenika. No, komunikacija će biti uspješna samo kada i osoba koja je poslala poruku, i osoba koja je prima, razumiju ključne poruke koje se prenose.

Učinkovita komunikacija

Kako donosi portal Mindtools, komunikacija može biti učinkovita, ako koristimo sedam glavnih koraka poznatih kao Komunikacijski proces. Razumijevanje ovog procesa pomoći će vam da postanete svjesniji onoga što se događa dok komunicirate. Saznat ćete što sve možete učiniti kako biste osigurali da vaša poruka bude primljena “glasno i jasno”.

Da biste bili učinkovit komunikator, morate biti sigurni da su vaše poruke jasne, sažete, točne i dobro isplanirane. Na taj će se način izbjeći nesporazumi i osigurati da primatelj i pošiljatelj bez problema stupaju u svaku fazu komunikacijskog procesa.

  1. Izvor

    “Izvor” je pošiljatelj poruke – drugim riječima, vi! A “poruka” se odnosi na informacije i ideje koje želite isporučiti. Trebate biti jasni o tome koju poruku želite komunicirati i zašto je to važno – koja je njena glavna svrha? Također, morate biti sigurni da su podaci koje dajete korisni i točni.
  2. Kodiranje

    Ova faza uključuje stavljanje vaše poruke u format koji možete poslati i koji će primatelj lako razumjeti ili “dekodirati”. Vaš će uspjeh ovisiti o vašoj sposobnosti jasnog i jednostavnog prenošenja informacija.
  3. Kanal

    Postoji bezbroj različitih kanala pomoću kojih možete poslati svoju poruku. Verbalni kanali komunikacije uključuju sastanke licem u lice, telefonske i videokonferencije. Dok pisana komunikacija uključuje pisma, izvještaje, e-poruke, postove na društvenim mrežama i dr. Također biste u svoju poruku trebali uključiti videozapise, fotografije, ilustracije ili grafikone, kako biste istaknuli svoje glavne točke.
  4. Dekodiranje

    Uspješno dekodiranje poruke jednako je kodiranju. Da biste točno dekodirali poruku, trebate vremena da je pažljivo pročitate ili aktivno slušate. Zbrka će se najvjerojatnije pojaviti u ovoj fazi komunikacijskog procesa, iako to ne znači da će uvijek biti greška dekodera. Možda mu nedostaje dovoljno pozadinskog znanja za razumijevanje poruke ili možda ne razumije određeni žargon ili tehnički jezik koji koristite. Stoga je najvažnije da se takvi problemi riješe u fazi kodiranja.
  5. Primatelj

    Bez sumnje, želite da članovi vaše publike reagiraju na određeni način ili poduzmu određenu akciju kao odgovor na vašu poruku. Imajte na umu da je svaka osoba različita i to će subjektivno protumačiti. Svaki primatelj koji ulazi u komunikacijski proces sa sobom donosi vlastite ideje i osjećaje koji utječu na njihovo razumijevanje vaše poruke i njihov odgovor na nju.
  6. Povratne informacije (Feedback)

    Publika će vam vjerojatno dati povratne informacije čim vidi ili čuje vašu poruku. To može uključivati ​​verbalne ili neverbalne reakcije. Obratite pažnju na to jer će one otkriti je li vaša publika istinski shvatila vašu poruku. Ako ustanovite da je došlo do nesporazuma, pokušajte poruku prilagoditi. Na primjer, ako govorite o složenom predmetu, pronađite jednostavniji način za komuniciranje. Možete li ga raščlaniti na korake ili ukloniti tehnički žargon? Na taj način će svi u vašoj publici lakše shvatiti temu, bez obzira na njihovo pozadinsko znanje.
  7. Kontekst

    “Kontekst” je situacija u kojoj dostavljate svoju poruku. To može uključivati ​​trenutnu političku i društvenu okolinu ili širu kulturu (na primjer, korporacijsku kulturu ili nacionalnu kulturu.)

Više o učinkovitoj komunikaciji u prodaji možete saznati na našoj radionici Efikasna prodajna komunikacija.

Odgovori