Sistematizacija radnih mjesta u šest koraka

sistematizacija

Sistematizacija je kratak popis i opis poslova koje zaposlenici obavljaju na radnim mjestima. Svakom radnom mjestu koje ima određeni naziv odgovara i određeni popis i opis poslova. Popis i opis poslova u sistematizaciji smatraju se sastavnim dijelom ugovora o radu.

Kome i zašto treba sistematizacija?

-Poduzećima sa preko 20 zaposlenih koji prema Zakonu o radu imaju obvezu donošenja internog pravilnika o radu
-Poduzećima koja su naglo narasla, te im se broj zaposlenih povećao, pa imaju potrebu za preciznim definiranjem i delegiranjem zadataka
-Svakom poduzeću u kojem postoji niz nesporazuma i nedostatak komunikacije među zaposlenima
-Svima koji žele dobiti kvalitetnu podlogu za uspostavu sustava motivacije i nagrađivanja kroz plaću

Postupak izrade sistematizacije radnih mjesta sastoji se od:
-Snimanja i dijagnoze postojećeg stanja
-Kreiranja i analize prijedloga redizajniranja organizacijske strukture, sistematizacije radnih mjesta i sustava nagrađivanja
-Izrade pisanih materijala (Pravilnik o organizaciji, Pravilnik o sistematizaciji radnih mjesta, Pravilnik o plaćama i nagrađivanju zaposlenih)

Proces izrade sistematizacije radnih mjesta sastoji se od 6 koraka:

  1. Sistematizacija: Analiza radnih mjesta

    Analiza radnih mjesta je proces sistematskog prikupljanja i analiziranja informacija o radnom mjestu te dentifikacija i opis onoga što se dešava na poslu i uvjeta koji su potrebni za njegovo obavljanje. Također, to je identifikacija budućih zahtjeva i potreba u pogledu zadataka, dužnosti i odgovornosti na određenom radnom mjestu.

    Proces analize radnih mjesta odvija se u tri faze:
    -Sistematski proces prikupljanja informacija o radnom mjestu
    -Priprema opisa poslova radnog mjesta
    -Analitička procjena radnog mjesta

Analiza radnih mjesta pruža osnovu za usporedbu sličnosti i različitosti poslova te omogućuje uspostavljanje relativne vrijednosti posla i uspostavljanje odnosa sa drugim poslovima.
Ona je osnova za adekvatno razvrstavanje i određivanje razine plaća, koja osigurava primjenu principa “ista plaća za isti / sličan posao”. Također, ona je racionalna osnova za kreiranje sustava plaća.

2. Odabir sudionika procesa

Uspješnost projekta izrade sistematizacije radnih mjesta određuje i tim koji sudjeluje u njegovoj realizaciji.

Sudionici projekta mogu biti:

-Uprava i top menadžeri koji kreiraju viziju, misiju i poslovne planove organizacije i znaju što su trenutne i buduće potrebe organizacije
-Linijski menadžeri koji operativno provode poslovne planove organizacije, razumiju poslove, radne zadatke i ključne odgovornosti radnih mjesta te znaju koje vještine, znanja i sposobnosti trebaju imati zaposlenici koji na njima rade
-Zaposlenici koji znaju što su poslovi, radni zadaci i ključne odgovornosti radnog mjesta na kojem rade
-HR stručnjaci i konzultanti imaju iskustvo i znaju kako pripremiti opise na istovjetan način, te tako osigurati njihovu objektivnost i transparentnost (nedostatak objektivnosti ponekad može imati za rezultat da opisi poslova ne odgovaraju potrebama kompanije, te umjesto toga organizaciju gradimo prema znanjima, vještinama i sposobnostima ljudi koje danas zapošljavamo, a ne prema sadašnjim i budućim potrebama organizacije).

3. Definiranje kataloga poslova

Katalog radnih mjesta je sveobuhvatni pregled svih radnih mjesta i poslova koji se obavljaju unutar definirane organizacijske strukture s tipičnim opisom pojedinog radnog mjesta.

Osim kataloga radnih mjesta, drugi bitni dokument je organigram.
Organigram je dijagram koji prikazuje strukturu određene organizacije te međuodnose i hijerarhiju pozicija zaposlenih unutar organizacije.

4. Definiranje zadataka radnog mjesta

Priprema novog opisa posla sastoji se od:
-Pregleda i analize svih prikupljenih informacija
-Nacrta novih opisa radnih mjesta poslanih zaposlenicima na komentare
-Nacrta sa komentarima zaposlenika poslanih neposredno nadređenima na komentare
-Pripreme opisa posla i specifikacije radnog mjesta
-Odobrenja opisa radnog mjesta

Dobar opis radnog mjesta pokazuje koja je osnovna svrha radnog mjesta. On navodi glavne poslove (dužnosti i odgovornosti) i njihove konkretne rezultate. Međutim, ne navodi svaki detalj posla već samo ono što je karakteristično za konkretnu poziciju. Dobar opis radnog mjesta odnosi se na posao, a ne na zaposlenika te se periodično revidira.

Elementi opisa radnog mjesta su:

-Osnovni podaci o radnom mjestu
-Svrha radnog mjesta
-Poslovi radnog mjesta
-Ključni kontakti
-Uvjeti radnog mjesta

5. Definiranje zahtjeva radnih mjesta

Primjena okvira kompetencija u analizi radnih mjesta govori nam kako se okvir kompetencija može koristiti, koje su osnovne kompetencije za sva radna mjesta, osnovne kompetencije za rukovodeća radna mjesta te kako se odlučuje o prioritetnim kompetencijama.

Okvir kompetencija može se koristiti za utvrđivanje prioritetnih kompetencija u opisu radnog mjesta, zapošljavanje i napredovanje u organizaciji, za dobivanje povratne informacije o rezultatima rada, prepoznavanje razvojnih potreba te za planiranje ljudskih potencijala.

6. Komunikacija i implementacija

Postoje općeprihvaćena pravila za implementaciju i komunikaciju odobrenih opisa radnih mjesta koja možete koristiti u Vašoj organizaciji:

-svakom zaposleniku treba omogućiti uvid u Pravilnik o sistematizaciji i organizaciji radnih mjesta (bilo putem oglasne ploče, intraneta, kod nadređenog menadžera ili u HR odjelu)
-svaki zaposlenik treba potpisati primitak svog osobnog primjerka opisa radnog mjesta na kojem radi
-nadređeni menadžer treba imati uvid u sve opise radnih mjesta kojima rukovodi
-odgovorna osoba u HR odjelu odgovorna je potpisani primjerak opisa radnog mjesta pohraniti i čuvati u individualnom kartonu zaposlenika

Opisi radnih mjesta podložni su promjenama, stoga danas svaka organizacija treba imati utvrđeni raspored njihove provjere i prilagodbe.
Preporučeni vremenski period za provjeru opisa radnih mjesta je godina dana. Zbog opsežnosti, u većim kompanijama sa izrazito velikim brojem radnih mjesta, nerealno je očekivati da će sva moći biti provjerena jednom godišnje.

Stoga se preporučuje da se provjeravaju i prilagode opisi radnih mjesta:

-čiji se sadržaj poslova mijenjao tijekom godine
-za koje je izvršena promjena organizacijske strukture
-za koje nadređeni traži provjeru, odnosno prilagodbu opisa
-čiji se sadržaj mijenja zbog promjena u tehnologiji i organizaciji rada
-sukladno utemeljenom zahtjevu zaposlenika

Potreba svakog poslodavca su učinkoviti i kompetentni zaposlenici, stoga kroz opise poslova jasno komunicirajte svojim zaposlenicima što od njih očekujete na radnome mjestu.

Više o ovoj temi saznajte na našem seminaru Svrsishodna sistematizacija radnih mjesta.

Više o Zakonu o radu pročitajte na poveznici.

 

Odgovori