Upravljanje udaljenim zaposlenicima

upravljanje

Većina timova  posljednjih mjeseci našla se u situaciji da moraju raditi od kuće, a menadžeri su se susreli s izazovom kako efikasno upravljati s timovima na daljinu, odnosno kako održati timski duh, iako ljudi nisu fizički na istom mjestu. Upravljanje udaljenim zaposlenicima nije jednostavno.

Rad od kuće za vrijeme pandemije corona krize pokazao se prilično efikasnim, odnosno prema nekim istraživanjima čak i efikasniji nego kad su ljudi u uredima. Dakle, jednostavno nema onog vremena koje ljudi koriste na put do posla i s posla te tu štede i do sat vremena. Nema ometanja poput malih razgovora koji nam oduzimaju vrijeme, ispijanja kave i sl. Kod kuće su ljudi puno posvećeniji, no ono što je najveći izazov je promovirati timski duh kada djelatnici nisu na okupu.

Uvjeti za rad od kuće

Najčešće se dogodi da zaposlenici imaju djecu vrtićke ili školske dobi koja traže da im se posveti vrijeme dok roditelj s druge strane mora raditi. Drugo, postoji problem povjerenja u djelatnike koji menadžerima nisu na oku te ih ne mogu nadzirati. Na menadžerima je zadatak da angažiraju zaposlenike na pravi način. Ako je netko sretan s ovom situacijom to su kućni ljubimci. Oni ne ostaju sami u kući ili dvorištu već su na stopalima svojih vlasnika i zadovoljniji su s time. Još jedna stvar koja je dovela ljude da nemaju balansa između privatnog i poslovnog života – ako ste u malom stanu koji vam je i dnevni boravak ili spavaća soba i ured, nemate osjećaj da je vikend, jer se i dalje nalazite u tom malom stanu. Ljudima nedostaje kretanje, promjena okoline te zbog toga budu frustrirani ili depresivni. Navikli smo da imamo mjesto za rad, odmor i rekreaciju, a toga sada nema. Ipak, postoji način kako to prevladati i kako imati osjećaj da smo upravo završili s poslom.

Check-lista

Dobro je da menadžeri imaju tzv. to do listu, a evo što svakako trebaju imati na njoj:

-pitajte zaposlenike kakva im je obiteljska situacija i mogućnost radnog vremena

-provjerite imaju li potrebne uvjete za rad – u iznimnim slučajevima posao možete prilagoditi situaciji

-testirajte tehnologiju koja je na raspolaganju – internetska veza, potrebne aplikacije, pristupi

-testirajte digitalne vještine

-napravite listu svih timskih aktivnosti i identificirajte sve dodirne točke

Upravljanje rezultatima 

Za rezultat je irelevantno vrijeme koje je provedeno u aktivnosti da bi došli do rezultata. Dakle, moramo se fokusirati na rezultat.To moramo imati na umu kada delegiramo zadatke zaposlenicima i očekujemo da ih odrade. Ima onih koji će isti posao odraditi za dva sata, dok će nekom drugome za to trebati osam sati. Menadžeri vole provesti vrijeme u kontroli koliko njihovi zaposlenici provode vrijeme u rješavanju određenog zadatka i prema tome ocjenjivati učinak nekog zadatka. Ponavljamo: vrijeme je irelevantno, fokusirati se trebamo na rezultat.

Kako ćemo znati da su zaposlenici okrenuti rezultatu? Upravo tako da im komuniciramo očekivane ishode. Potrebno je komunicirati ciljeve i očekivani ishod. Zatim, moramo komunicirati timska pravila te očekivana ponašanja. Očekujemo li da se javljaju u točno vrijeme koje smo dogovorili, da redovito održavaju sastanke među timovima? Očekujemo li od menadžmenta da daju redovite povratne informacije?

Upravljanje očekivanjima

I ovdje imamo check listu koja nam govori kako upravljati očekivanjima:

-postavite timska pravila

-postavite jasne uloge i odgovornosti

-prođite ciljeve (ishode) sa svakim zaposlenikom i objasnite ih

-pojednostavnite zadatke – segmentirate ih u više manjih zadataka

-sve dogovore i aktivnosti stavite u pisani oblik

-dogovorite očekivanu kvalitetu

-uvijek provjerite razumijevanje postavljenih zadataka

-dajte redoviti feedback

Kako dati feedback

Nekada dajemo feedback a da toga nismo ni svjesni. Jednostavno potapšamo nekoga po ramenu ili u liftu popričamo i damo neki feedback. Sada toga nema. Nemojmo zaboraviti da ljudima trebamo dati povratnu informaciju. Kad smo svi u istom prostoru, jednostavno vidimo tko što radi i odmah dobijemo informaciju jesu li nam zaposlenici na dobrom putu ili nisu.

Sada to ne vidimo i moramo to učiniti vidljivim. Odgovornost je na menadžerima. Moramo se pobrinuti da svaki zaposlenik dobije svoj zadatak, odrediti koji su njihovi ishodi, kojom kvalitetom moraju biti odrađeni i u kojem roku. Moramo biti stalno s njima u kontaktu i davati im zadatke te primati od njih povratnu informaciju što je odrađeno.

Više o ovoj temi saznajte na online seminaru Upravljanje udaljenim zaposlenicima.

Više o radu na daljinu možete saznati i ovdje.

 

Odgovori