20. srpanj 2021. Alenka Nimac Informatika i uredsko poslovanje
Početkom mjeseca na snagu je stupila Nova uredba o uredskom poslovanju koja najavljuje toliko isčekivanu digitalnu transformaciju javne uprave. Hoće li nova uredba donijeti lakšu, bržu, transparentniju i digitalnu komunikaciju između državne uprave s jedne te fizičkih i pravnih osoba s druge strane, razgovarali smo s poznatim zagrebačkim odvjetnikom Markom Borskym.
1. Marko, o čemu se radi u novoj Uredbi o uredskom poslovanju (NN 75/21m), na koga se sve odnosi i zbog čega je važna?
Uredbom se uređuju pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave. Ne radi se o sasvim novom dokumentu jer je isti takav (nešto drugačijeg sadržaja) važio još od 2009.g. Odredbe Uredbe primjenjuju se na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih državnih tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravnih osoba s javnim ovlastima.
2. Hoće li, prema vašem mišljenju, ova uredba doprinijeti digitalnoj transformaciji javne uprave? Tiče li se ona, na bilo koji način, privatnog sektora?
Uredba bi svakako trebala doprinijeti digitalnoj transformaciji javne uprave. Sama uredba se ne primjenjuje na privatni sektor te stoga nema direktni utjecaj na njega. Međutim, veći privatni sustavi svakako mogu preuzeti u svoje uredske poslovanje određene kvalitetne poslovne prakse.
3. Prema novoj Uredbi javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama službeno dopisivanje obavljaju primarno elektroničkim putem. Znači li to da pravne ili fizičke osobe koje imaju "nekog posla" s primjerice Hrvatskim zavodom za zapošljavanje ili Financijskom agencijom više neće morati dolaziti na šaltere ili slati upite telefaksom?
Načelno se može zaključiti da će se npr. elektronički kvalificirani potpis moći koristiti kao što je i zakon odredio, a to je da bude istovrijedan vlastoručnom potpisu. Iz uredbe je vidljivo da je to jedna od mogućnosti, no to ne znači i obvezu nekog tijela na takvo zaprimanje. Međutim, primaran način komunikacije bi trebao biti eletkroničkim putem. Vidjet ćemo kako će to u praksi funkcionirati.
4. Što s korisnicima koji se ne služe e-poštom? Hoće li oni i dalje moći doći fizički na vrata i postaviti pitanje ili poslati isto primjerice poštom?
Da, uredba i dalje uređuje način komunikacije ne-elektroničkim putem.
5. Znači li uredba i to da će odsada sva tijela državne uprave biti međusobno u kontaktu/umreženi? Više nećemo morati nositi jedne te iste dokumente i papire od šaltera do šaltera? Drugim riječima hoće li, primjerice, Zavod za zapošljavanje moći pristupiti svoj našoj „papirologiji“ koju već od ranije ima Zavod za zdravstveno osiguranje ili FINA?
To ne proizlazi iz uredbe kao obveza već kao primaran način komunikacije.
6. Obveznici primjene nove Uredbe koji nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja, dužni su taj sustav uspostaviti najkasnije do 1.1. 2023. Koliko ih prema vašoj procjeni još nema uspostavljen taj sustav? Znači li to da ćemo s nekima već od sutra sve moći riješiti e-mailom, dok ćemo kod drugih „ kucati po vratima“ još godinu i pol?
Covid-19 situacija je ubrzala procese informacijskog sustava poslovanja te je vidljivo da sustav može funkcionirati I na taj način u velikom dijelu. Za nadati se je da će što prije svi obveznici primjene uredbe prijeći na takav sustav kao primaran.
7. I za kraj, smatrate li da će novi sustav digitalizacije poslovanja smanjiti potrebu za radnom snagom u državnim tijelima? Mislite li da će biti otpuštanja kada se sve to uhoda?
Ne mislim da će biti otpuštanja, ali moguće je da neće biti novih zapošljavanja toliko pa će se tako broj radne snage smanjivati npr. prirodnim odljevom u mirovinu. No, politika zapošljavanja ne ovisi samo o digitalizaciji poslovanja već i drugim faktorima, koji nisu uvijek ekonomski opravdani.