30. travanj 2025. Siniša Bronić Upravljanje i administracija
U svim tvrtkama uvijek ima netko tko zna gdje se što nalazi, tko kad dolazi i gdje je netko otišao (i zašto) i da, i gdje se izgubio onaj ugovor. Ako vam zvuči poznato, onda je ovaj tekst je za vas ili za nju/njega pa im pošaljite link na ovaj tekst (bit će vam zahvalni).
Tajnice i administrativno osoblje u malim i srednjim tvrtkama često su i organizatori, i čuvari reda i spasiteljice u zadnji čas.
Izloženi ste gomili e-mailova, sastanaka i sitnica koje samo vi znate počne prelijevati preko rubova radnog dana onda vam treba pomoć. Brza, konkretna i učinkovita.
Zato bih vam skrenuo pažnju na AI-ju.
Zaboravite Terminatore, Matrixe i ostale holivudske prikaze. Pomislite na praktične alate koji vam već danas mogu uštedjeti sate i živce.
Ako vas zanima kako konkretno iskoristiti AI za svakodnevne uredske zadatke pogledajte edukaciju Kako koristiti ChatGPT za bolje poslovne rezultate.
Ova edukacija je stvorena za ljude koji vode ured, koordiniraju sve – i žele pametno iskoristiti tehnologiju bez da postanu IT-jevci.
Evo top 5 načina kako tajnice koriste AI, i kako možete i vi:
1. Automatizacija e-mail odgovora i zakazivanja sastanaka
Umjesto da svaki put pišete "Poštovani, slobodni smo u utorak ili četvrtak, javite što vam više odgovara" pustite AI da predloži nekoliko verzija maila, ovisno o tonu i svrsi.
Koristite Outlook ili Gmail?
Dodaci poput Microsoft Copilota ili čak ChatGPT-a uz plugine mogu vam pomoći da:
- sastavite brz, ljubazan i personaliziran odgovor
- automatski predložite termine
- skratite postojeću prepisku na “TL;DR” verziju
Štedite vrijeme, a ostajete profesionalni. Win-win!
2. Pisanje i uređivanje dokumenata bez napora
Ugovori, obavijesti, podsjetnici, zapisnici: AI ih ne može potpisati, ali može sve ostalo!
Na primjer:
- Recite “Napiši zapisnik sa sastanka gdje su dogovoreni uvjeti suradnje s firmom XY”
- Neka vam pomogne u izradi predloška za novu vrstu ugovora
- Uredite postojeći tekst u tonu “formalno ali prijateljski”
- Probajte i "napiši pasivno agresivno" - ako netko to zaslužuje :-)
Od prazne stranice do gotovog dokumenta dolazite u par klikova.
3. Organizacija dnevnih zadataka i “to-do” lista
AI vam može pomoći u postavljanju dnevnih prioriteta i čak vas pitati "Jeste li poslali onaj mail za upravu?"
Kako:
- Napravite dnevni plan u obliku razgovora s AI-em
- Recite “Iz ovih zadataka mi složi raspored koji ima najviše smisla”
- Povežite se s alatom poput Notion, Asana, Google Tasks ili neki drugi koji koristite
Tu vam je AI kao mali osobni asistent koji nikad ne zaboravi.
Doslovno "pejstajte" ovako nešto:
4. Brza pretraga i obrada informacija
Tražite broj ugovora iz 2019.? Ili gdje se spominje naziv “Projekt Aurora”? Umjesto ručne pretrage, AI može:
- pročitati PDF-ove, ugovore, prezentacije
- odgovoriti na pitanja poput: “Koji su uvjeti plaćanja u ugovoru s XY?”
- generirati sažetak dugog dokumenta
Vrijeme koje uštedite, možete potrošiti na ___________ (unesite sami).
5. Kreativne ideje za evente, poruke i interne objave
AI može biti i vaša desna ruka kad treba smisliti:
- čestitku za kolegicu koja slavi 10 godina rada, ili odlazak u mirovinu
- motivacijsku poruku za interni oglasnik
- natuknice za interni newsletter
Primjer?
"Napiši kratku i duhovitu poruku za sastanak uprave u ponedjeljak, da zvuči kao da ju je smislio neki pacijent koji stvarno voli jutra i ponedjeljak (a koje mi normalni ne volimo)."
Rezultat? Ljudi se nasmiju i dođu na vrijeme (najvjerojatnije).
Zaključak
AI nije ni neprijatelj, ni konkurencija. To je samo alat.
Alat kao i svaki drugi. Bit će vam onoliko dobar koliko ga budete znali koristiti.
Počnite s jednom stvari s ovog popisa. Možda pisanjem pametnog odgovora na mail. Ili organizacijom tjedna s pomoću AI asistenta. I gledajte kako vam dan postaje lakši.
Želite ovo primijeniti u praksi?
Na edukaciji: Kako koristiti ChatGPT za bolje poslovne rezultate naučit ćete kako iskoristiti umjetnu inteligenciju za svakodnevne zadatke u administraciji jasno, konkretno i bez tehničkog predznanja.
Vidimo se!