07. siječanj 2022. Renata Puljiz Upravljanje i administracija
Feedback je dijalog prijeko potreban da bi nam pomogao učiti iz iskustva sa svrhom da poboljšamo svoju izvedbu.
Povratna informacija treba imati tri osnovne komponente:
-Informaciju koja mora biti točna
-Namjeru koja mora biti jasna
-Emocionalni naboj kojim se mora upravljati
Cilj feedbacka je pohvaliti ili preusmjeriti ponašanje ili izvedbu druge osobe te s drugom osobom podijeliti svoju percepciju njihovog ponašanja i/ili uspješnosti temeljenu na objektivnom promatranju i analizi konkretne situacije.
Donosimo vam 10 savjeta za davanje učinkovitog feedbacka:
1. Uvažavajte potrebe drugih ljudi
Osnovni razlog za davanje feebacka bi trebala biti želja da se pomogne vlastiti razvoj kao i razvoj drugih. Kada osnovna motivacija za feedback nije ovaj razvoj, feedback može biti destruktivan. Feedback motiviran osobnim interesima nije feedback nego samonagrađivanje.
Savjet: Feedback dajete izvan stanja afekta, jer se može dogoditi da bude krivo shvaćen kao namjera da se osobu povrijedi.
2. Samo opišite ponašanje; nemojte ga pokušavati interpretirati
Kada netko pripisuje određene motive ponašanju druge osobe, on tada interpretira namjere te osobe.
Savjet: Kada dajete povratnu informaciju, suzdržite se komentara o tome zašto je netko nešto učinio ovako ili onako, jer pripisivanje namjere stavlja u obrambeni položaj i uzrokuje objašnjavanje ili obranu svojeg ponašanja.
3. Fokusirajte se na ponašanje koje može biti promijenjeno
Učinkovita povratna informacija cilja na ponašanje koje je relativno lako izmijeniti. Mnogi ljudi se ponašaju prema navici.
Savjet: Ne upućujte feedback o ponašanju koje je teško promijeniti, jer stvara osjećaj tjeskobe i utječe na razvoj dobrih međuljudskih odnosa.
4. Budite određeni
Kada je povratna informacija određena (konkretna), osoba koja ga dobiva će točno znati o kojoj vrsti ponašanja se razgovara.
Savjet: Izbjegavajte općenite pohvale, kao na primjer: “Vi ste draga osoba”, jer ne govori osobi koja ponašanja su pridonijela percepciji njega/nje kao drage osobe.
5. Feedback je učinkovitiji kada je željen
Želja jedne osobe da izrazi povratnu informaciju može biti veća od želje druge osobe da ga primi. Ovo se često događa kada je osoba koja daje povratnu informaciju ljuta ili uznemirena u vezi nečega što se tiče potencijalnog primatelja.
Savjet: Prije nego odlučite dati feedback budite sigurni da će ga primatelj biti spreman čuti. U principu feedback najviše pomaže kada je zatražen.
6. Nemojte suditi
Povratna informacija nije objektivna i rijetko je konstruktivna, ako se zasniva na osobnoj interpretaciji. Ovaj tip procjene često je doživljen kao osobni napad. Procjene dijele ljude u uloge sudaca ili okrivljenika, često s pogubnim efektima.
Savjet: Kada se ljudima kaže da su glupi ili neosjetljivi, na to je vrlo teško odgovoriti mirno i objektivno. Osoba se nekad može ponašati nepromišljeno ili na neosjetljiv način, ali to nije dokaz gluposti ili neosjetljivosti.
7. Uputite feedback odmah nakon ponašanja
Kada je feedback upućen odmah nakon akcije, događaj je još svjež u mislima oba sudionika. Često postoji tendencija da se povratna informacija odlaže. Osoba se može bojati gubitka emocionalne kontrole, povređivanja tuđih osjećaja ili kritiziranja od drugih.
Savjet: U ovom slučaju pričekajte da vam se emocije smire, kako biste se mogli racionalno izraziti. Nikako nemojte čekati dulje od tjedan dana, jer se osoba više neće sjećati što je točno bilo niti kako se osjećala tom prilikom.
8. Izuzetak prethodne smjernice
Izuzetak od ove smjernice je slučaj redovno planiranog sastanka (npr. godišnji feedback), čija je svrha održati komunikacijske kanale otvorenima.
Savjet: Bez obzira što se ovom prilikom ne daje povratna informacija, ubrzo nakon akcije pripremite argumente za svaku vašu tvrdnju. Što konkretnije (situacija, vrijeme, akcija, učinak), to bolje!
9. Dozvolite osobama slobodu da se promijene ili ne promijene
Osoba treba imati slobodu da upotrijebi povratnu informaciju na bilo koji smisleni način, bez da se od nje istovremeno zahtijeva da se promijeni. Osobni je izbor svakoga od nas kada i što ćemo promijeniti.
Savjet: Važno je ne tražiti da se osoba mijenja, nego da mijenja svoje ponašanje. Nadalje, nametanje standarda drugim osobama putem očekivanja da se promijene stvara otpor i odbijanje.
10. Izrazite se direktno
Budite specifični i pod svaku cijenu izbjegavajte općenite komentare. Fokusirajte se na ponašanja, ne na osobu. Pri tome opisujte ponašanje, ne procjenjujte osobu.
Savjet: Kako biste dali kvalitetnu povratnu informaciju koristite se sljedećim koracima:
-Specificirajte situaciju
-Opišite ponašanje
-Opišite utjecaj na vas i/ili druge
-Ponudite alternativu