17. studeni 2020. edukacijE.hr Upravljanje i administracija
Još 1970. godine klinički psiholog dr. Aubrey Daniels opisao je tehnologiju i važnost upravljanja ponašanjem i ishoda ponašanja. Prema njegovom istraživanju, učinkoviti menadžment treba osigurati organizacijska ponašanja koja će dovesti do planiranih rezultata – politike i procedure, edukacije i motivacije zaposlenika. Rezultat toga je financijska stabilnost organizacije i zadovoljstvo zaposlenika. Upravljanje radnim učinkom zato je važno za uspjeh svake tvrtke.
Upravljanje efikasnošću organizacije zapravo ukazuje na to ostvaruje li tvrtka svoju viziju i misiju, a sastoji se od 5 elemenata:
- Planiranje rada i postavljanje ciljeva
- Kontinuirano praćenje rada
- Razvoj potencijala zaposlenika
- Periodična ocjena učinka
- Nagrađivanje
Kako funkcionira upravljanje radnim učinkom? Prije svega, potrebno je jasno identificirati svrhu i zadatke svakog radnog mjesta te napraviti opise radnih mjesta. Potom je potrebno definirati ciljeve i njihovo mjerenje, odrediti prioritetne zadatke, postaviti standarde učinka za ključne aspekte radnog mjesta, razgovarati sa zaposlenicima o učinku te im davati povratnu informaciju najmanje kvartalno i voditi zapise o učinku. Na kraju, kada je potrebno, izraditi razvojni plan u cilju poboljšanja učinka u budućnosti.
Alati za upravljanje radnim učinkom
Kako bi kvalitetno upravljali radnim učinkom, potrebno je koristiti se određenim alatima. Standardi učinka moraju biti realni, mjerljivi i jasni, a za svako radno mjesto treba napraviti model standarda. Sljedeći alat je obrazac za godišnju ocjenu.
On sadrži bilješke o praćenju, coaching-u i davanju povratne informacije te sažetak učinka na kraju razdoblja, s ciljem poticanja zadovoljstva i pripreme za budućnost.
Jedan vrlo koristan alat za upravljanje radnim učinkom je coaching. On se koristi nakon postavljanja standarda i davanja povratne informacije, a svrha mu je rad na područjima gdje je potrebno unapređenje kvalitete rada kao i jačanje zadovoljavajućeg učinka. Cilj mu je motivacija zaposlenika i osiguravanje uspjeha.
U procesu upravljanja radnim učinkom važno je napraviti procjenu, kako bi se utvrdile postojeće vještine, znanja, sposobnosti i ponašanja.
Postoje tri glavna modela procjene:
- Prethodna provjera (Pre-Screening) – procjena vještina i znanja zaposlenika prije zapošljavanja
- 360° Feedback – povratna informacija zaposleniku od strane više procjenjivača (kolege na istoj razini, nadređeni, podređeni, klijenti…)
- Provjera znanja – upitnik s pitanjima specifičnog područja s mogućnošću izbora točnog odgovora
Koraci ocjene učinka:
- Priprema – poslodavac i zaposlenik: pregledavanje bilješki, pripremni razgovor sa zaposlenikom, upoznavanje zaposlenika s koracima i svrhom ocjene
- Dogovaranje sastanka – pripremiti agendu
- Poticanje pozitivnosti – komunikacija u pozitivnom ozračju
- Jasnoća – povratne informacije i očekivanja komunicirati jasno i nedvosmisleno
- Očekivanja – standarde učinka postaviti u odnosu na opis radnog mjesta
- Objašnjenje učinka – bez obzira je li zaposlenik ispunio očekivanja, podbacio ili je učinak iznad očekivanja, potrebno ga je iskomunicirati te dati primjere
- Povratna informacija zaposlenika – omogućiti da zaposlenik iznese svoje viđenje učinka
- Postavljanje ciljeva – za područja u kojima su potrebna poboljšanja, odnosno razvoj zaposlenika
- Praćenje – dogovoriti termin za follow up
- Zatvaranje – u pozitivnom ozračju, naglasiti područja zaposlenikovog doprinosa organizaciji te ponuditi podršku u budućoj suradnji.
Postavljanje ciljeva
Ciljevi upravljanja radnim učinkom moraju biti pametni (SMART) i jasni (CLEAR).
S – specific – cilj mora biti specifičan da bi bio uspješan i ostvarljiv
M – measurable – cilj mora biti mjerljiv kako bismo mogli izmjeriti njegov učinak
A – achievable – cilj mora biti dostižan
R – realistic – cilj mora biti realan
T – time bounded – cilj mora biti vremenski određen kako bismo znali točno početak i kraj realizacije tog cilja
C – collaborate – surađujte s kolegama iz vašeg tima; kreirajte klimu u kojoj će uspjeh grupe biti plod grupne investicije i želje za određenim ciljem
L – listen – naučite aktivno slušati; budite otvoreni za sve nove ideje
E – empathy – tragajte za načinima koji će predstavljati kompromis između onog što želite i onoga što je moguće
A – adaptable – kreirajte vaše ciljeve na način da budu realno izvodljivi u okruženju u kojem ste aktivni; budite uvijek spremni na plan B
R – rewards – proslavite vaša dostignuća i nazdravite za svaki ostvareni cilj; zahvalite osobama koje su vam pomogle da ostvarite cilj, istaknite ključne pojedince, nagradite ih; pokažite da cijenite svakog pojedinca koji doprinosi realizaciji vaših ciljeva