09. ožujak 2020. Renata Puljiz Upravljanje ljudskim potencijalima
Sistematizacija je kratak popis i opis poslova koje zaposlenici obavljaju na radnim mjestima. Svakom radnom mjestu koje ima određeni naziv odgovara i određeni popis i opis poslova. Popis i opis poslova u sistematizaciji smatraju se sastavnim dijelom ugovora o radu.
Kome i zašto treba?
- Poduzećima sa preko 20 zaposlenih koji prema Zakonu o radu imaju obvezu donošenja internog pravilnika o radu
- Poduzećima koja su naglo narasla, te im se broj zaposlenih povećao, pa imaju potrebu za preciznim definiranjem i delegiranjem zadataka
- Svakom poduzeću u kojem postoji niz nesporazuma i nedostatak komunikacije među zaposlenima
- Svima koji žele dobiti kvalitetnu podlogu za uspostavu sustava motivacije i nagrađivanja kroz plaću
Postupak izrade sistematizacije je sljedeći:
Snimanje i dijagnoza postojećeg stanja
Kreiranje i analiza prijedloga redizajniranja organizacijske strukture, sistematizacije radnih mjesta i sustava nagrađivanja
Izrada pisanih materijala (Pravilnik o organizaciji, Pravilnik o sistematizaciji radnih mjesta, Pravilnik o plaćama i nagrađivanju zaposlenih)
U praksi sistematizacija radnih mjesta ima reputaciju birokratskog dokumenta kojeg nerijetko krase epiteti kao „zastarjela“, „krojena prema osobama, a ne realnim potrebama“, neprimjenjiva“, „nepotpuna“, „nužno zlo“.
Općenito negativan stav prema dokumentu određuje način kako ga se donosi (često i prepisivanjem), koliko često ga se revidira (uglavnom vrlo rijetko) i u koju svrhu služi (najčešće zadovoljavanje zakonske forme)
Kvalitetno pripremljena sistematizacija radnih mjesta uz precizne opise poslova i uz dopunjene kompetencije može služiti kao osnova za potporu drugim organizacijskim procesima:
- kvalitetnom odabiru zaposlenika
- educiranju zaposlenika
- procjeni radnog učinka
- razvoju karijere
- utvrđivanju kršenja radne obaveze
- radnim sporovima
Glavni preduvjeti da biste iz zamke „sistematizacije kao birokracije“ preskočili na nivo „sistematizacijske inovacije“ je:
- usvojiti metodologiju za implementaciju projekta revidiranja postojeće ili uvođenja nove sistematizacije radnih mjesta u tvrtki
- naučiti što čini kvalitetan opis aktivnosti na radnom mjestu
- opremiti se kvalitetnim obrascima za provođenje analize radnih mjesta
- vidjeti primjere detaljno i opsežno pripremljenih opisa radnih mjesta
- upoznati se s najvažnijim modelima kompetencija i njihovim opisima
- uočiti priliku da opise iz modela kompetencija primijenite u praksi na opisima radnih mjesta u vašoj tvrtki
Odabir sudionika procesa
Uspješnost ovog projekta određuje i tim koji sudjeluje u njegovoj realizaciji.
Sudionici projekta mogu biti:
- Uprava i top menadžeri koji kreiraju viziju, misiju i poslovne planove organizacije i znaju što su trenutne i buduće potrebe organizacije
- Linijski menadžeri koji operativno provode poslovne planove organizacije, razumiju poslove, radne zadatke i ključne odgovornosti radnih mjesta te znaju koje vještine, znanja i sposobnosti trebaju imati zaposlenici koji na njima rade
- Zaposlenici koji znaju što su poslovi, radni zadaci i ključne odgovornosti radnog mjesta na kojem rade
- HR stručnjaci i konzultanti imaju iskustvo i znaju kako pripremiti opise na istovjetan način, te tako osigurati njihovu objektivnost i transparentnost
Analiza postojećeg stanja
Analiza radnih mjesta je proces sistematskog prikupljanja i analiziranja informacija o radnom mjestu. To je identifikacija i opis onoga što se dešava na poslu i uvjeta koji su potrebni za njegovo obavljanje. Također, to je identifikacija budućih zahtjeva i potreba u pogledu zadataka, dužnosti i odgovornosti na određenom radnom mjestu.
Faze u procesu analize radnih mjesta su:
- Sistematski proces prikupljanja informacija o radnom mjestu
- Priprema opisa poslova radnog mjesta
- Analitička procjena radnog mjesta
Potreba za analizom radnih mjesta
Potreba za analizom radnih mjesta nastaje kada se mijenja pravilnik o sistematizaciji radnih mjesta ili priprema novi, kada se uvodi novo radno mjesto, spajaju radna mjesta ili mijenja već utvrđena kategorija radnog mjesta.
Analiza radnih mjesta sastoji se od analize postojećih opisa iz pravilnika o sistematizaciji radnih mjesta, organizacijskih dijagrama, različitih procedura ili uputstava u vezi sa radnim mjestom.
Informacije se dobivaju prvenstveno od izvršitelja i neposrednih rukovoditelja. Ključni cilj je priprema kvalitetnog opisa radnog mjesta.
Glavni koraci u provođenju analize su odlučiti se za pozicije koje treba analizirati, odrediti analitičara radnih mjesta (minimum jedna osoba iz uprave), utvrditi metodologiju analize radnih mjesta, te usaglasiti se i finalizirati metodologije za analizu radnih mjesta, posebno kroz pravne akte. Važna je i obuka analitičara.
Provođenje analize radnih mjesta sastoji se od upoznavanja s relevantnim informacijama kao što su organigrami, postojeći opisi radnih mjesta ili procedure koje se obavljaju na radnom mjestu. Također, potrebno je provesti intervju sa izvršiteljima, provesti anketu sa izvršiteljima te provesti intervju sa neposredno nadređenim.
Metode procjene radnih mjesta
Sve metode procjene poslova (engl. Job Evaluation) temelje se na komparativnoj analizi poslova. Cilj je definirati mjesto poslova u rasponu od poslova s relativno najmanjom vrijednosti do poslova s najvećom vrijednosti.
Najjednostavnija metoda, rangiranje, koristi se u malim poduzećima i za procjenu do 20 poslova. Radna mjesta poredana su od najvišeg do najnižeg prema značaju i ulozi u organizaciji
Sagledava se posao u cjelini. Ova metoda zasniva se na subjektivnoj procjeni.
Može se obaviti na dva načina:
- Obično rangiranje (redanje poslova prema složenosti)
- Usporedba u parovima
Nešto složenija od rangiranja je klasifikacija, koja je mnogo objektivnija, ali bez šire primjene u praksi.
Ona obuhvaća nekoliko koraka:
- Analizu posla
- Grupiranje poslova prema sadržaju
- Definiranje strukture platnih razreda
- Procjena i klasifikacija poslova
U praksi manje popularna od ostalih analitičkih metoda je usporedba zahtjeva.
U slučaju manjeg broja poslova može se ispustiti faza rangiranja ključnih poslova.
Od 1946. godine koristi se Hay metodologija evaluacije poslova. Riječ je o najčešće korištenom procesu procjene poslova u svijetu. Ova metodologija koristi se za procjenu tisuća radnih mjesta u svim organizacijskim sektorima.
Evaluacija poslova je metoda koja omogućava:
- analizu radnih mjesta te formiranje razina odgovornosti unutar organizacije
- razumijevanje načina na koje se poslovi razlikuju prema internom doprinosu
- usporedbu s poslovima i ulogama ekvivalentne složenosti i veličine
- jednako plaćanje za rad jednake vrijednosti
- razvoj karijere te planiranje sukcesije i kontinuiteta
Na našem seminaru Svrsishodna sistematizacija radnih mjesta ćete dobiti najvažnije upute i moći postavljati pitanja u vezi cijelog ovog iznimno važnog procesa.
Više detalja i prijaviti se možete na ovom linku: